Wir möchten Sie nicht unnötig beunruhigen, aber auf Folgendes hinweisen: Nur noch wenige Monate bleiben den rund 60.000 Zahnarztpraxen und ca. 8.000 Dentallaboren sich über das nachfolgend beschriebene Verfahren zu verständigen! Wie die Zahnarztpraxen mit Neumann Zahntechnik diese Aufgabe gemeinsam angehen, verraten Ihnen die folgenden Ausführungen.

Zahnarztpraxen sind nach dem DTA-Vertrag verpflichtet, Ihre Abrechnung für den ZE-Bereich ab dem 01.01.2012 zu digitalisieren. Dabei reicht es nicht, wie in der Vergangenheit, Zahntechnik-Leistungen und Material als Summe einzutragen, sondern die Praxis muss folgende Daten von Hand in die Abrechnungssoftware einpflegen:

• Laborname
• Labor ID
• Herstellungsort
• Abrechnungsbereich
• NEM Einzelpreis
• NEM Abrechnungszeitraum
• Laborrechnungsdatum
• Auftragsnummer des Labors
• Gesamtbetrag netto
• Mehrwertsteuer
• Gesamtbetrag brutto
• Artikelnummern der Rechnung BEL, Material
• Leistungsbeschreibung
• Einzelpreis
• Mengen

Das bedeutet, dass die Praxis jede einzelne Laborrechnung noch einmal neu und von Hand erfassen müsste. 

Dentallabore sind nicht generell verpflichtet, ihre Rechnung digital zu übertragen. Dies wird der Markt regeln. Grundsätzlich gib es 3 Verhaltensweisen für das Labor:

• Keine Übertragung der Daten digital
• Versand der XML Datei per Email, USB-Stick oder CD vom Labor an die Praxis
• Bereitstellung des digitalen Auftragszettels

Der digitale Auftragszettel ermöglicht eine bilaterale Laborbeauftragung und Abrechnung. Die Software ist wirklich genial einfach.

Entscheidend für die Zuordnung der jeweiligen Laborrechnung zu dem abzurechnenden HKP (sofern diese nicht manuell von der Praxis ein 2. Mal erfasst werden) sind folgende Zuordnungskriterien:

• HKP-/Fall-Nummer des abzurechnenden Plans
• KZV-Nummer des behandelnden Zahnarztes
• Praxisstempelnummer des behandelnden Zahnarztes
• Patientennummer

Doch woher soll das Labor diese Information haben?

Grundsätzlich ist die Aufgabenstellung zu lösen, wie das Labor diese Informationen neben allen anderen Auftragsinformationen möglichst ohne Übertragungsfehler erhält. Die Lösung könnte eine digitalisierte Beauftragung sein. Nachfolgend geben wir einen Eindruck der Vor- und Nachteile der genannten Verhaltensweisen für Praxis und Labor

Es gibt natürlich unterschiedliche Wege, ohne digitalen Auftragszettel weiter zu arbeiten, getreu dem Motto: "Wir machen erst mal nichts!" oder "Wir verwenden E-Mail, USB, CD etc. für den digitalen Datenaustausch."

Diese Haltung kann sowohl für Ihre Praxis und unser Labor Probleme verursachen.

Probleme für Praxen:

• Enormer Erfassungsaufwand der zahntechnischen Informationen (BEL-Positionen etc.)
• Fehler durch manuelles Erfassen
• Permanente Rückfragen im Labor
• Bei umsatzstarken Praxen kaum beherrschbarer Verwaltungsaufwand
• Hohes Frustpotential in der Praxis
• evtl. Sanktionen durch die KZV
• Beauftragung bedarf mehr Schreibaufwand aufgrund zusätzlicher Informationen
• Schlechte Zuordnungsmöglichkeiten der Rechnung bei einem Übertragungsfehler
• Rechnungen können "verschütt" gehen
• Vorgehen erfordert hohe EDV Affinität (Arbeiten mit dem Dateisystem)
• regelmäßige Rückfragen im Labor bei nicht zuordnungsfähigen Rechnungsdaten

Probleme für die Labore:

• HKP Nummer, KZV-Nummer + Stempelnummer werden automatisch fehlen
• Permanente Rückfragen in der Zahnarztpraxis
• Neue Auftragszettel müssen erstellt / gedruckt werden
• Schlechte Zuordnungsmöglichkeiten der Rechnung bei einem Übertragungsfehler
• regelmäßige Rückfragen durch die Praxis bei nicht zuordnungsfähigen Rechnungsdaten
• Zusätzlicher Zeitaufwand bei der Belegerfassung

Vorteile für Ihre Praxis:

• Alle Daten werden nur einmalig erfasst
• Wichtige Informationen können aufgrund des benutzerführenden Systems nicht vergessen werden
• Belegarchiv für Kostenvoranschläge, Aufträge und Rechnungen werden vermieden
• große Zeitersparnis
• Der Schreibaufwand ist gering
• Bildinformationen zum Auftrag können leicht übermittelt werden
• Die elektronischen Aufträge sind eindeutig
• weniger Rückfragen
• lesbarer Laborauftrag führt zu mehr Qualität
• Reaktionszeit und Terminsicherheit
• verschlüsselter Versand der Dateien

Vorteile für unser Labor:

• Auftragserfassung in unserer Laborabrechnungssoftware entfällt, da der Beleg durch den digitalen Auftragszettel automatisch eingelesen werden kann
• Übertragungsfehler werden somit vermieden
• die elektronischen Aufträge sind eindeutig und lesbar
• durch das Einlesen des digitalen Auftragszettels ist die Laborrechnung vor erfasst
• wichtige Informationen für die eindeutige  Zuordnung des Auftrages wie HKP-Nr., KZV-Nr. und Stempel-Nr. werden automatisch übermittelt
• mitgeschickte digitale Bilder sind dem Auftrag automatisch zugeordnet
• Integration von Anfang an in das Qualitätsmanagement
• durch die erleichterte Erfassung des Auftrages für die Praxis, bevorzugte Beauftragung
• digitale Signatur der Belege

Für die Sicherheit Ihres Internetzugangs in der Praxis empfehlen wir Ihnen, falls noch nicht vorhanden, folgende Hardware:

Router: Sonicwall TZ 100 mit oder ohne Wireless Lan
Servive und Support: Sonicwall TZ 100 Series Compreh Gateway Security Suite, 3Y